Normas generales participación PROPTECH EXPO

 

La versión completa de las “Normas Generales de Participación” está a disposición de los expositores que las soliciten.

Art. 1.- Definiciones

En las presentes Normas Generales de Participación, “Evento” o “Certamen” se refieren a PROPTECH EXPO, que se celebra en el marco de SIMAPRO 2023 y en paralelo a SIMA 2023, que se celebran en IFEMA MADRID. El término “expositor” incluye cualquier persona física o jurídica, que cuente con espacio en el Certamen. Los términos “Organizador” u “Organización” designan a Planner Exhibitions, con domicilio social en Plaza del Marqués de Salamanca, 9 28009 Madrid y CIF B-86616703.

Art. 2.- Aceptación de las normas de participación

Todas las entidades o personas físicas que soliciten su participación como expositores en el certamen, aceptan las presentes Normas Generales que forman parte integrante del contrato de exposición. Este documento es un extracto de las normas generales de participación de SIMA/SIMAPRO/PROPTECH EXPO.

Art. 3.- Solicitud de Participación

3.1. Quién puede participar. Podrán participar en el EVENTO todas aquellas empresas, instituciones y entidades cuyas actividades estén incluidas en los sectores objeto de demostración. La aceptación definitiva de la participación queda reservada a la organización, que podrá rechazar motivadamente aquellas solicitudes que no se consideren incluidas en los sectores y productos objeto del evento y, por tanto, no se ajusten a las finalidades de la misma. También podrá ser motivo de rechazo de la solicitud la falta de espacio y/o la presentación de la misma fuera de los plazos establecidos. La Organización del EVENTO se reserva asimismo la posibilidad de excluir a quienes puedan incurrir en competencia desleal u otra infracción del derecho establecido, a quien ceda o subarriende total o parcialmente el espacio contratado, o a quien no atienda el stand durante todas las horas en que éstos permanecerán abiertos al público.

Los expositores, con la formalización de la contratación, aceptan éstas y todas las normas y disposiciones establecidas por el organizador del evento.

3.2. Contratación y pago.

1. La contratación se realizará a través de un formulario electrónico que PLANNER EXHIBITIONS tiene habilitado al efecto. Al formalizar la contratación, la entidad contratante acepta que no se devenga derecho a indemnización o compensación alguna en caso de que el certamen no cumpla sus expectativas de negocio o las de la organización.
2. Pago. Para que la contratación sea válida, la entidad contratante deberá tener abonado el importe total que se establezca en el apartado ‘Importe de la contratación’ del formulario de contratación. No podrán contratar con Planner Exhibitions aquellas empresas que mantengan saldos pendientes de eventos anteriores.

En caso de que la empresa contratante no cumpla con el pago en las fechas establecidas, perderá el derecho a participar y a la devolución de las cantidades abonadas hasta ese momento. El espacio, en su caso, contratado quedará a disposición de la organización, que podrá ofrecerlo a otras empresas. Igualmente, no se autorizará la ocupación de espacio de exposición ni el montaje del stand, mientras existan cantidades pendientes de pago por cualquier concepto.

3.3. Forma de pago. El pago de la contratación se realizará en euros, mediante transferencia a Planner Exhibitions de acuerdo con el calendario indicado en el Formulario de contratación.

3.4 Subarriendo o cesión de stands. Queda expresamente prohibido ceder o subarrendar un stand a otras empresas.

3.5. Tarifas y condiciones aplicables. Las tarifas y condiciones aplicables serán las que se especifican en el formulario de contratación.

3.6. Servicios obligatorios. La contratación de un stand lleva aparejada necesariamente los servicios obligatorios indicados en el formulario de contratación.

3.7. Servicios adicionales. La contratación de un stand o de cualquier otra modalidad de participación únicamente da derecho a recibir los servicios indicados en el formulario de contratación. La empresa contratante podrá solicitar a través del Departamento de Producción y Servicio al Cliente de Planner Exhibitions los servicios que considere necesarios. El detalle completo de estos servicios figura en el link que le facilitará el Departamento de Producción y Servicio al Cliente y le será remitido a cada empresa que formalice su participación en el EVENTO.

Información importante.

En ocasiones, las empresas pueden recibir ofertas para adquirir bases de datos de asistentes a nuestros eventos. Planner Exhibitions no comercializa, ni cede a terceros para su comercialización, listados o bases de datos de participantes en sus ferias, por lo que cualquier oferta de estas características debe ser ignorada.

3.8. Acreditaciones. El personal de las empresas participantes con stand o bajo otra de las modalidades de participación disponibles deberá estar debidamente acreditado para acceder al EVENTO. Podrá acceder y descargar sus acreditaciones desde el link de servicios facilitado por el Departamento de Producción y Servicio al Cliente.

3.9. Invitaciones. La Organización pondrá a disposición de las empresas participantes, que las soliciten, invitaciones electrónicas para visitar el EVENTO. Dicha solicitud se realizará a través del apartado INVITACIONES del link facilitado por el Departamento de Departamento de Producción y Servicio al Cliente. Asimismo, las empresas participantes recibirán los pases para asistir al programa de conferencias de PROPTECH EXPO que se indican en el formulario de contratación.

3.10. Cambios en el plano de stands. El organizador se reserva, en caso de fuerza mayor o necesidad, el derecho de variar la situación y dimensiones del emplazamiento, cambiar o cerrar las entradas o salidas del recinto, así como la realización de obras y modificaciones, sin que ello comporte para los expositores derecho alguno de indemnización.

3.11. Numeración de stands. Los números de stands que figuran en el plano de comercialización son provisionales. El expositor debe abstenerse de realizar publicidad o promoción utilizando dichos números sin confirmar antes con la organización la numeración definitiva. El organizador informará de las variaciones en el número del stand, si se produjeran.

3.12. No celebración así como suspensión y traslado del EVENTO a otras fechas de celebración. En caso de que el EVENTO no pudiera llegar a tener lugar definitivamente, sin poderse trasladar a otra fecha dentro del mismo año natural, por causa de fuerza mayor, se exime de toda responsabilidad a los organizadores al amparo del artículo 1.184 del Código Civil, sin que proceda exigir de éstos ninguna clase de indemnización. Sin embargo, los expositores tendrán derecho al reintegro de las cantidades que hubieran abonado hasta el momento de la comunicación de la cancelación.

Si el EVENTO se suspendiese por causa de fuerza mayor y pudiese trasladarse su celebración dentro del mismo año natural, las empresas participantes aceptarán incluso su reubicación en el supuesto de que no pudiese celebrarse el EVENTO en el mismo lugar y ubicación que estaban inicialmente previstos.

A los efectos de lo establecido en este apartado 13 y en el apartado 11 precedente, constituirá un supuesto de fuerza mayor tanto el que afecte al organizador como el que afecte al recinto (ya sea IFEMA Madrid u otro) en que se haya previsto la celebración del EVENTO.

Fuerza mayor (o caso fortuito) se define como aquellos sucesos que no hubieran podido preverse, o que previstos, fueran inevitables tales como, a título enunciativo y no limitativo, desastres naturales (inundación, fuego, terremoto, tormenta), conflictos armados, alteraciones civiles del orden, actos de terrorismo, huelgas, paros forzosos, boicots, epidemias y pandemias o eventos similares, más allá del control razonable de la parte afectada, que impidan la adecuada preparación y/u organización y/o celebración del EVENTO en las fechas programadas.

3.14. Atención en el stand durante el horario de celebración. El expositor se compromete a atender en stand durante todo el horario de celebración del certamen, ya sea con personal propio o, bien, con la contratación de azafatas.

3.15. Clausura de stands. Planner Exhibitions podrá clausurar un stand durante el periodo de montaje o celebración del Certamen en caso de incumplimiento por parte del Expositor de la Normativa de Participación establecida o en ejecución de una orden judicial que así lo indique, sin que exista ninguna obligación por parte de Planner Exhibitions de conceder al expositor indemnización alguna ni el reintegro de las cantidades abonadas por su participación.

Art. 5.- Renuncia a participar en el EVENTO

La renuncia de la entidad contratante a su participación en el EVENTO es motivo de extinción de su relación contractual con el Organizador, a todos los efectos y con pérdida de las cantidades que resultasen devengadas al Organizador en el momento en que se comunique la misma.

A efectos del párrafo anterior, constituyen cantidades devengadas aquellas que la entidad contratante debería haber abonado a Planner Exhibitions en el momento de formalizar la citada renuncia, de acuerdo con el calendario de plazos de pago reflejado en el Formulario de Contratación del certamen.

La renuncia deberá realizarse de forma expresa, por escrito dirigido a la Organización del certamen. Si la renuncia tuviera lugar en los treinta días anteriores a la inauguración del certamen, el organizador podrá exigir a la empresa contratante el pago íntegro de los servicios contratados.

Art. 6.- Personal a cargo del expositor directa o indirectamente (extracto)

La entidad contratante y sus contratistas y subcontratistas, incluidas las empresas con las que contraten el montaje y desmontaje de sus stands, si las hubiere, deberán encontrarse al día en el cumplimiento de todas sus obligaciones fiscales, laborales, de seguridad social, de prevención de riesgos laborales, así como de cualesquiera otras normas o regulaciones que fueran de aplicación a las actividades que desarrollen en el espacio contratado. En particular, deberán tener contratado y en vigor un seguro de Responsabilidad Civil que cubra las responsabilidades que puedan derivarse de su actuación. Asimismo, el expositor se compromete a cumplir y a hacer cumplir a sus contratistas y/o subcontratistas, la legislación vigente en materia de seguridad y salud laboral que sea de aplicación a los trabajos por ellos desarrollados o, en su caso, contratados o subcontratados, declinando el organizador cualquier tipo de responsabilidad, por el incumplimiento de dichas obligaciones.

En este mismo sentido, la entidad contratante mantendrá indemne y resarcirá al organizador por cualquier pérdida o daño que se le pudiera derivar, directa o indirectamente, como consecuencia de sanciones o responsabilidades impuestas por las autoridades competentes por incumplimiento de dichas obligaciones y/o por reclamaciones entabladas por los contratistas y subcontratistas del expositor, incluidas, si las hubiere, las empresas con las que éste contrate el montaje y desmontaje de sus stands, los trabajadores de aquellos y del propio expositor y, en general de cualquier agente, persona física o jurídica, que desarrolle cualquier tipo de actividad en o para el espacio contratado.

Art.7.- Normativa sectorial de productos de exposición

Las empresas participantes se comprometen a exponer, ofrecer o comercializar exclusivamente productos y servicios que cumplan íntegramente la normativa legal aplicable a los mismos.

Art.11.- Seguridad y limpieza

El EVENTO contará con un servicio de seguridad y vigilancia propio. La Organización cuidará de la vigilancia de las zonas de exposición, pero no se responsabilizará del material y objetos depositados en cada stand o de los daños que puedan sufrir los objetos, muestras, materiales de montaje y de exhibición antes, durante o después de la celebración del Certamen.

En ningún caso la entidad participante podrá pedir responsabilidad a la Organización por pérdida o daños en el material y objetos que se encuentren en el stand, cualesquiera que sean alegados.

Durante el período de montaje, los viales de servicios deben quedar vacíos.

El servicio de limpieza de la organización podrá retirar todo aquello que encuentre en las zonas comunes una vez finalizado el plazo de montaje.

Se aconseja retirar cualquier material que se considere de valor al comienzo del desmontaje. La organización no se responsabilizará de aquel material que se extravíe o sea destruido durante el período de desmontaje.

Art.13.- Horarios de celebración, montaje y desmontaje y acceso y salida de empresas participantes

13.1. Horario de celebración para visitantes. Miércoles 24 y jueves 25, de 10:00 a 19:00 horas, viernes 26 de
mayo, de 10:00 a 15:00 horas.

13.2. Horario de celebración para expositores Miércoles 24 y jueves 25, de 9:00 a 19:30 horas, viernes 26 de
mayo, de 9:00 a 15:30 horas.

13.3 Horario de montajes. Lunes 22, de 8:30 a 21:30 horas y martes 23 de mayo, de 8:30 a 15:00 horas.

El stand será entregado al expositor el martes 23 de mayo a partir de las 15:00 horas para que el expositor pueda equiparlo con mobiliario, gráficas, audiovisuales, equipos informáticos y demás elementos necesarios.

13.4 Horario de desmontaje . Domingo 28, de 8:00 a 20:00 horas, y lunes 29 de mayo de 8:30 a 15:00 horas.

Se recomienda que los materiales reutilizables y cualquier otro elemento que se considere de valor se retiren al finalizar el evento SIMAPRO, el viernes 26 de mayo a las 15:00h. La organización en ningún caso se hará responsable del daño, hurto o robo de estos materiales.

13.5. Los horarios pueden ser modificados por razones técnicas u organizativas.

13.6. Autorización para el inicio del montaje y el desmontaje. Para autorizar la entrada de materiales y el inicio del montaje del stand o, en su caso, para autorizar la retirada de materiales durante el desmontaje, el expositor deberá haber abonado con anterioridad la totalidad de los importes correspondientes a la contratación de espacio y servicios.

Art.14.- Entrada y salida de materiales

14.1. Horarios. Para la entrada/salida de materiales, objetos y material de decoración, el Expositor deberá atenerse a los horarios de montaje y desmontaje del Certamen establecidos por el Organizador. Fuera de ese horario, deberán obtener una autorización expresa del Organizador.

14.2. Entrada de materiales y equipos para expositores con stand. El Departamento de Producción y Servicio al Cliente le indicará los horarios para entrada de materiales y equipos.. En ningún caso, la organización recepcionará material de expositores. El personal responsable de la empresa expositora se hará cargo de recibir el material en su stand.

14.3. Retirada de materiales reutilizables y otros elementos de valor durante el desmontaje. PLANNER EXHIBITIONS en ningún caso será responsable de materiales, elementos de decoración o equipos que se extravíen o sean destruidos durante el periodo de desmontaje. Se recomienda que los materiales reutilizables y cualquier otro elemento que se considere de valor se retiren al comienzo del desmontaje, inmediatamente después de concluir el horario de celebración.

14.4. Material no retirado. Se considerará abandonado y será retirado por el Organizador, cualquier material, objeto o producto que permanezca en el pabellón una vez concluidos los horarios asignados para su retirada en las condiciones establecidas por la Organización. El expositor estará obligado a abonar los gastos derivados de dicha retirada.

Art. 17.- S.G.A.E.

El expositor debe cumplir la legislación vigente para la utilización de obras de propiedad intelectual y deberá entregar a Planner Exhibitions copia de la autorización correspondiente y del recibo de pago de los derechos, antes del comienzo del montaje del acto. Las gestiones citadas deberán realizarse en la Delegación General de la S.G.A.E. (www.sgae.es). Las demandas producidas por carecer de dicha autorización serán remitidas por Planner Exhibitions al expositor sancionado.

Art 18.- Nivel máximo de sonido (extracto)

Están prohibidas las demostraciones ruidosas que puedan molestar a otros expositores, no pudiéndose sobrepasar los 45 decibelios medidos al borde del stand.

Art. 19.- Acciones promocionales fuera del stand

Ningún expositor podrá hacer demostraciones, distribuir y/o exhibir muestras, folletos, octavillas y cualquier tipo de material promocional fuera del espacio de su stand, a excepción de aquéllos que hayan contratado el servicio de publicidad dinámica. Las empresas que no hayan contratado este servicio y distribuyan publicidad fuera del espacio de su stand se verán obligadas a pagar el importe del servicio de publicidad dinámica según las tarifas vigentes.

Art. 50.- Jurisdicción

Las partes intervinientes acuerdan que con respecto a todo litigio, discrepancia, cuestión o reclamación resultante de la ejecución o interpretación de las Normas Generales de Participación se someterán al Código de Comercio y Civil y, en todo caso, a la competencia de los Tribunales de Justicia de Madrid.

INFORMACIÓN SOBRE MODALIDADES DE PARTICIPACIÓN

Con la contratación y adjudicación del espacio, y una vez seleccionada la modalidad de participación se facturarán al expositor las cantidades correspondientes a los conceptos contratados: alquiler de suelo, canon de montaje, limpieza, consumo eléctrico mínimo, seguro de responsabilidad civil y seguro multiferia, montaje del stand, wifi, gráficas y mobiliario.

El expositor podrá optar por una de las siguientes modalidades de participación:

STAND LLAVE EN MANO MODULAR DE MADERA DE 6 ó 12m2: Incluye estructura de stand y paredes de cerramiento con stands colindantes (si los hubiera), moqueta, iluminación, cuadro diferencial eléctrico con base de enchufe simple y rotulación/señalización con letra normalizada. Además, el stand estará equipado con pack de mobiliario básico y gráficas en la pared trasera.

ESPACIO EN ÁREA DE STARTUPS: Incluye pared trasera, iluminación, cuadro diferencial eléctrico con base de enchufe simple y rotulación/señalización con letra normalizada. Además, el stand estará equipado con el mobiliario y las gráficas correspondientes a esta modalidad.

 

Castelló 64. 28001. Madrid. CIF: B86616703

La versión completa de las “Normas Generales de Participación” de SIMA está a disposición de los expositores que las soliciten.

 

Código de buenas prácticas para empresas participantes de PROPTECH EXPO

1. Introducción

Los eventos organizados por Planner Exhibitions tienen entre sus objetivos contribuir a la profesionalización y la transparencia en el sector inmobiliario, requisitos ineludibles para la necesaria mejora de su imagen ante los ciudadanos, instituciones y la opinión pública en general. En línea con lo anterior, Planner Exhibitions, empresa promotora y organizadora de SIMA, SIMAPRO y PROPTECH EXPO, ha elaborado el presente CÓDIGO DE BUENAS PRÁCTICAS, que asumen de manera expresa todas las entidades contratantes con la formalización de su contrato de participación en el EVENTO.

2. Alcance

Este Código se articula en torno a los siguientes cinco ámbitos relacionados con la participación de una entidad como expositor de la feria:

• Adecuación de la oferta que se presente en la feria a la normativa legal que le sea aplicable
• Comunicación e información relativas a la presencia en la feria
• Atención a los visitantes en el stand
• Relación con el resto de expositores de la feria
• Gestión de las reclamaciones

3. Principios de actuación

3.1. Adecuación de la oferta que se presente en la feria a la normativa legal que le sea aplicable

La empresa participante se compromete a que la oferta de productos o servicios presentada en el EVENTO cumpla íntegramente la normativa legal que le sea aplicable.

3.2. Comunicación e información relativas a la presencia en el EVENTO

Cualquier comunicación o información impresa que una empresa participante en PROPTECH EXPO facilite durante el evento, deberá respetar los siguientes principios:

• Será respetuosa
• Será veraz
• Será ajustada, evitando exagerar artificiosamente los atributos o características de la empresa o de los productos o servicios que se presenten en la feria
• Será transparente, no ocultando información relevante para la toma de decisiones de un potencial cliente

3.3. Relación con los visitantes en el stand

La relación con los visitantes deberá ajustarse a los siguientes criterios:

• La empresa expositora procurará que el personal del stand encargado de informar a los visitantes tenga la capacitación profesional necesaria para desempeñar correctamente esta labor.
• Ejercicio ético. La empresa expositora velará por que el personal del stand ejerza su función con integridad, y respetando, en la información que facilite a los visitantes, los mismos principios enunciados en el apartado 3.2 anterior.
• Cumplimiento de la ley. La empresa expositora velará por que el personal del stand ejerza su función cumpliendo la normativa que sea aplicable en la relación con sus visitantes, en especial la referente a protección del consumidor, prevención del blanqueo de capitales y protección de datos de carácter personal.

3.4. Relación con el resto de expositores y empresas participantes en el evento

La empresa expositora actuará con el máximo respeto frente al resto de expositores, absteniéndose de formular públicamente críticas u opiniones que pudieran suponer un menoscabo de la imagen de otras empresas o instituciones participantes.

Durante la celebración de la feria utilizará herramientas promocionales que no perjudiquen a otros expositores y evitará cualquier tipo de prácticas que puedan ser consideradas como competencia desleal.

3.5. Tratamiento de las reclamaciones

La empresa expositora se compromete a tramitar las reclamaciones que pudieran plantearse como consecuencia de su participación en la feria y a dar una respuesta en el plazo de tiempo más breve posible.